Cómo verificar un proveedor extranjero antes de pagar: lista de control para importadores

El error más caro ocurre antes del embarque

Un proveedor que cobra y no cumple con la calidad, la cantidad o la fecha es uno de los problemas más costosos de una importación, y de los más difíciles de resolver a distancia. Lo que sí está en sus manos es reducir el riesgo antes de pagar. Esta lista resume lo que conviene revisar.

1. Que la empresa exista y haga lo que dice

• Registro legal. Pida la licencia comercial o el registro mercantil de la empresa y compruebe que el nombre coincide con el de la factura y el de la cuenta bancaria.
• ¿Fabricante o intermediario? Un intermediario no es necesariamente malo, pero cambia los precios, los plazos y a quién reclamar.
• Antecedentes. Pregunte desde cuándo exporta, a qué países y si puede darle referencias de clientes.
• Una videollamada en la planta dice mucho: si el proveedor no puede mostrar dónde se fabrica su producto, pregúntese por qué.

2. Muestras y especificaciones por escrito

Pida muestras antes de un pedido grande y conserve una como referencia. Después, escriba las especificaciones que se deben cumplir: materiales, medidas, tolerancias, colores, empaque y marcado. Lo que no está escrito no se puede reclamar.

3. Un contrato o una orden de compra completa

Debe dejar claro, como mínimo:

• Producto, especificaciones y cantidad.
• Precio y moneda.
• Incoterm con su versión, por ejemplo FOB Ningbo Incoterms 2020. Vea qué significa cada Incoterm.
• Plazo de producción y fecha de embarque.
• Qué pasa si no se cumple: reposición, descuento o devolución.
• Los documentos que debe entregar el proveedor: factura comercial, documento de transporte y, si corresponde, certificado de origen y los que exija su producto en Ecuador.

4. Inspección antes del embarque

Una empresa independiente revisa la mercadería en origen antes de que se cargue: cantidad, calidad, empaque y marcado según lo pactado. Es el último momento en que puede exigir correcciones sin que la carga ya esté viajando. Compare su costo con el valor del pedido: en compras grandes o con un proveedor nuevo, suele valer la pena.

5. Una forma de pago que no lo deje sin respaldo

• Evite pagar todo por adelantado, sobre todo con un proveedor nuevo.
• Es frecuente pactar un anticipo y pagar el saldo contra documentos o después de la inspección.
• Para montos altos, una carta de crédito a través de su banco condiciona el pago a que el proveedor presente los documentos pactados.
• Recuerde que el pago al exterior tiene ISD. Vea cómo calcular el costo total.

6. Cuidado con los cambios de cuenta

Un fraude común es el correo que avisa que el proveedor “cambió de banco” justo antes de un pago. Confirme cualquier cambio de cuenta por teléfono o por videollamada con la persona que ya conoce, nunca respondiendo al mismo correo.

Si ya tuvo un problema

Si un proveedor no cumplió, una carga quedó retenida o recibió una multa, conviene revisar el caso con calma antes de la siguiente compra. Escríbanos: Geovana Espín lleva más de 20 años dirigiendo importaciones industriales y resolviendo los problemas que aparecen entre el puerto de origen y la bodega.